Privacystatement

Algemeen

Hier leest u hoe het Waterschapshuis met uw persoonlijke gegevens omgaat. Het beschermen van uw gegevens vindt het Waterschapshuis heel belangrijk. Daarom worden uw gegevens vertrouwelijk behandeld en volgens de wettelijke eisen uit de AVG.
Als het Waterschapshuis uw persoonsgegevens vraagt, krijgt u uitleg waarom die gegevens nodig zijn. U hoort ook hoelang uw gegevens bewaard blijven. Moeten uw gegevens worden doorgegeven aan een andere organisatie of overheid, bijvoorbeeld een gemeente, dan laat het Waterschapshuis u dat weten.

Contactgegevens het Waterschapshuis

Het Waterschapshuis

KvK-nummer: 56683464
E-mail: servicedesk@hetwaterschapshuis.nl
Telefoon: 033 460 3100
Adres: Stationsplein 89, 3818 LE Amersfoort
Postbus: Postbus 2180, 3800 CD Amersfoort

Contactgegevens privacy officer

Telefoon: 033 460 3100
E-mail: privacyofficer@hetwaterschapshuis.nl

Contactgegevens functionaris gegevensbescherming

Mr. Arjo Buurma
FG-nummer: FG004070
E-mail: functionarisgegevensbescherming@hetwaterschapshuis.nl

Verwerkingsdoeleinden

Verwerking ten behoeve van sollicitatie

Als je bij het Waterschapshuis solliciteert op een vacature dan verzamelt het Waterschapshuis gegevens die nodig zijn om je vacature in behandeling te nemen. Dit doet het Waterschapshuis op basis van gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f van de AVG.
Voor deze verwerking verwerkt het Waterschapshuis de volgende persoonsgegevens van u:

• Geboortedatum;
• Geslacht;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• De gegevens op uw Curriculum Vitae (CV);
• Motivatiebrief of eventuele referenties.

Deze gegevens worden tot één maand na het sollicitatieproces bewaard. Met de mogelijkheid tot verlenging van maximaal één jaar indien u toestemming verleent. Daarna worden ze verwijderd.

Verwerking ten behoeve van diensten

Als u gebruik wilt maken van onze diensten dan verzamelen wij de gegevens die nodig zijn om een account aan te maken. Dit doen wij voor het uitvoeren van een overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b van de AVG.
Het Waterschapshuis verwerkt de volgende persoonsgegevens in het kader van de diensten:

• Voor- en achternaam;
• Zakelijk e-mailadres;
• De organisatie waarvoor u werkt;
• Uw functietitel;
• Uw inloggegevens.

Deze gegevens worden tot één maand na opzeggen of afmelden bewaard. Daarna worden ze verwijderd.

Verwerking ten behoeve van samenwerking met waterschappen

Om samenwerken met waterschappen eenvoudiger te maken, heeft het Waterschapshuis een systeem zodat u met uw waterschapsaccount kunt inloggen. Dit gebeurt op basis van artikel 6 lid 1 sub f van de AVG, omdat het Waterschapshuis een gerechtvaardigd belang heeft bij het mogelijk maken van samenwerking.
Bij het koppelen van het waterschapsaccount verwerkt het Waterschapshuis de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam;
• Zakelijk e-mailadres;
• Zakelijk telefoonnummer;
• Functietitel;
• Naam van de organisatie;
• Afdeling;
• Status van account.

Uw moederorganisatie verwijdert deze gegevens. Binnen 24 uur na verwijderen, worden de gegevens automatisch bij het Waterschapshuis verwijderd.

Verwerking ten behoeve van monitoring van de netwerkomgeving

Het Waterschapshuis gebruikt een SOC-dienst om het netwerk te monitoren. Dit doen we om uw gegevens veilig te houden. Het Waterschapshuis beroept zich op artikel 6 lid 1 sub f van de AVG, omdat het Waterschapshuis een gerechtvaardigd belang heeft bij het beschermen van het eigen netwerk en de daaronder vallende te beschermen belangen.
Bij de monitoring verwerkt het Waterschapshuis de volgende persoonsgegevens:

• User ID;
• E-mailadres;
• Event ID;
• Event date/time;
• Bron (logs);
• Task category;
• Locatie (logical);
• Activiteit;
• IP-adres;
• Destination IP;
• Computer/Device;
• Locatiegegevens.

Logbestanden worden maximaal 6 maanden helemaal bewaard. Na 1 jaar worden de logbestanden verwijderd, behalve als ze bij een incident horen; dan worden ze 3 jaar bewaard.

Verwerking ten behoeve van nieuwsbrief

Het Waterschapshuis verstuurt een algemene nieuwsbrief. Voor de nieuwsbrief kunt u zich aanmelden via de website van het Waterschapshuis. Als u zich heeft aangemeld, verzamelen wij persoonsgegevens die nodig zijn om de nieuwsbrief te kunnen versturen. Dit doen wij op basis van uw toestemming, art. 6 lid 1 sub a AVG.
Voor het versturen van de nieuwsbrief verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• E-mailadres;
• Voor- en achternaam (niet verplicht).

Wilt u de nieuwsbrief niet meer ontvangen? Dan kunt u zich afmelden via de link onderaan de nieuwsbrief. Uw gegevens worden dan op inactief gezet. De externe e-mail serviceprovider schoont de mailinglijst twee keer per jaar op. Op dat moment worden de inactieve e-mailadressen uit het systeem verwijderd.

Verwerking ten behoeve van evenementen

Als het Waterschapshuis een evenement organiseert, worden er persoonsgegevens verzameld van de deelnemers. Dit gebeurt alleen als u daar toestemming voor geeft wanneer u zich aanmeldt voor het evenement (volgens artikel 6 lid 1 sub a van de AVG). Uw gegevens worden alleen gebruikt om het evenement goed te regelen en uit te voeren.
Voor het organiseren van een evenement worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Naam;
• E-mailadres;
• Organisatie;
• Functietitel;
• Betalingslink (indien van toepassing);
• Dieetwensen en/of allergieën.

Deze gegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor het organiseren en afronden van het evenement. Daarna worden ze verwijderd of anoniem gemaakt.

Verwerking ten behoeve van relaties

Het Waterschapshuis verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen van relaties, zoals leveranciers, om afspraken en contracten goed uit te voeren. Dit gebeurt op basis van artikel 6 lid 1 sub b van de AVG (uitvoeren van de overeenkomst). Deze verwerking is nodig om contact te houden en om bijvoorbeeld facturen goed te kunnen verwerken.
De volgende persoonsgegevens van contactpersonen worden verwerkt:

• Voor- en achternaam
• Zakelijk e-mailadres
• Zakelijk telefoonnummer

Deze gegevens worden bewaard zo lang nodig is voor het uitvoeren en afhandelen van de overeenkomst. Daarna worden ze verwijderd of anoniem gemaakt.

Verwerking ten behoeve van projecten

Het Waterschapshuis is een organisatie die waterschappen helpt om samen te werken aan digitale vernieuwing. Hiervoor voert het Waterschapshuis projecten uit die door de waterschappen zijn gekozen.
Voor elk project is er een reden om persoonsgegevens te verwerken. Het Waterschapshuis gebruikt hiervoor meestal één van deze redenen: het uitvoeren van een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang. Wilt u meer weten? Dan kunt u contact opnemen via het e-mailadres onderaan deze privacyverklaring.
In het kader van de projecten worden standaard de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Naam;
• Zakelijk e-mailadres;
• Telefoonnummer.

Deze gegevens worden maximaal 10 jaar na afloop van het project bewaard. Daarna worden ze verwijderd of anoniem gemaakt.

Verwerking ten behoeve van het Client Relations Managementsysteem (CRM)

Bij het Waterschapshuis maken wij gebruik van een CRM voor het beheren van contactgegevens voor projectleden en leden uit de verschillende gremia. Het Waterschapshuis verwerkt deze gegevens op basis van gerechtvaardigd belang, artikel 6, lid 1 sub f van de AVG.
De volgende persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor deze verwerking:

• Voor- en achternaam;
• Zakelijk e-mailadres;
• De organisatie waarvoor u werkt;
• Uw functietitel;
• Telefoonummer;
• Rol binnen project/ gremia.

De bovenstaande persoonsgegevens zijn inzichtelijk voor de deelnemende projectleden en gremia. Daarnaast kunnen deze persoonsgegevens ook worden gedeeld met de betrokken stakeholders. Wij bewaren deze gegevens zolang een project of gremia actief is. Bij uitdiensttreding of beëindiging van betrokkenheid bij een gremia of project worden de gegevens uiterlijk na één maand verwijderd.

Verwerking ten behoeve van kwetsbaarheidsmeldingen

Bij Het Waterschapshuis kunt u kwetsbaarheden melden. Meer informatie vindt u op deze pagina: Responsible Disclosure Policy | CERT-WM. Als wij bij zo’n melding uw persoonsgegevens verwerken doen we dat op basis van gerechtvaardigd belang artikel, 6 lid 1 sub f van de AVG.
Als u een kwetsbaarheid meldt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Informatie over uw bevinding

Wij bewaren uw gegevens maximaal 30 werkdagen. Daarna maken we ze anoniem, behalve als u een beloning krijgt. In dat geval moeten wij uw gegevens 7 jaar bewaren vanwege de wet. Daarna worden ze verwijderd.

Beveiligen, bewaren en doorgifte van uw persoonsgegevens

Het Waterschapshuis zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens goed beveiligd zijn. Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die daarvoor geautoriseerd zijn. Zij maken gebruik van beveiligde systemen, bijvoorbeeld het archiveringssysteem. Medewerkers moeten altijd inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. In het informatiebeveiligingsbeleid van Het Waterschapshuis staat beschreven hoe vertrouwelijke informatie wordt behandeld.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Soms moeten gegevens langer worden bewaard vanwege de wet, bijvoorbeeld salarisgegevens voor de Belastingdienst.

Het Waterschapshuis deelt uw persoonsgegevens alleen met andere partijen als dat nodig is voor samenwerking of om diensten te leveren. Ook worden gegevens gedeeld met de Belastingdienst en de externe accountant, omdat dat wettelijk verplicht is. Als uw persoonsgegevens met een andere partij worden gedeeld, wordt er altijd een verwerkersovereenkomst gesloten om uw gegevens te beschermen.

Bij het Waterschapshuis nemen computers geen beslissingen over uw situatie. Er kijkt altijd een medewerker naar uw gegevens. Als er een verwerking is die een groot risico kan opleveren voor uw recht op privacy, wordt er een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd. Voor elke verwerking van persoonsgegevens wordt vooraf een risicosessie gehouden om de risico’s te beoordelen.

Ingeschakelde leveranciers voor het verwerken van persoonsgegevens

Het Waterschapshuis maakt gebruik van externe leveranciers voor het afnemen van producten en/of diensten. Hieronder valt bijvoorbeeld kantoorautomatiseringsproducten van Microsoft. Wanneer zulke leveranciers kwalificeren als zijnde verwerker op grond van artikel 4, lid 8 AVG, dan zal het Waterschapshuis met deze leverancier een verwerkersovereenkomst afsluiten. Het doel voor het afsluiten van een verwerkersovereenkomst is om te borgen dat de verwerking van persoonsgegevens door de leverancier (verwerker) in voldoende mate beschermd en beveiligd is volgens het beleid en kwaliteitseisen die het Waterschapshuis stelt aan leveranciers.

Cookies

Het Waterschapshuis gebruikt cookies zodat de website goed werkt en om te meten hoe de website gebruikt wordt. Deze informatie is altijd anoniem.

• Functionele cookies: deze zorgen ervoor dat de website werkt zoals het hoort. Bijvoorbeeld door uw taalkeuze te onthouden.
• Analytische cookies: hiermee zien wij hoe bezoekers de website gebruiken. Wij kunnen zo de website verbeteren. De gegevens zijn niet te herleiden tot personen.

Op onze website vindt u soms knoppen van social media en video's die van andere websites komen. Deze externe partijen kunnen ook cookies plaatsen via onze website. Wij hebben daar geen controle over. Wilt u meer weten? Lees dan het privacy- en cookiebeleid van deze bedrijven:

• LinkedIn
• YouTube
• Vimeo

U kunt cookies zelf verwijderen of blokkeren in uw browser. Hoe u dat doet, hangt af van welke browser u gebruikt.

Uw rechten

U mag altijd vragen welke persoonsgegevens het Waterschapshuis van u heeft en waarvoor ze worden gebruikt. Het Waterschapshuis moet dit dan duidelijk uitleggen. Zo kunt u controleren of uw gegevens kloppen.

Wilt u meer weten over uw rechten? Lees dan verder via deze link:
Rechten van betrokkenen | Het Waterschapshuis

Functionaris gegevensbescherming (FG)

Het Waterschapshuis heeft een externe functionaris gegevensbescherming (FG). De FG controleert of het Waterschapshuis de privacyregels volgt en geeft advies over het beschermen van persoonsgegevens. De FG werkt onafhankelijk. Het Waterschapshuis mag de FG niet vertellen hoe hij zijn werk moet doen. Heeft u vragen over uw persoonsgegevens? Dan kunt u de FG mailen via: functionarisgegevensbescherming@hetwaterschapshuis.nl

Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de organisatie die controleert of iedereen zich aan de privacyregels houdt. De FG is het aanspreekpunt voor de AP namens het Waterschapshuis. U mag ook zelf contact opnemen met de AP. Op de website van de AP leest u wanneer en hoe u dat kunt doen: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Privacybeleid

Wilt u meer weten over hoe het Waterschapshuis voldoet aan de regels en wetten die gelden voor privacy? Lees dan het privacy beleid van het Waterschapshuis. Het privacy beleid kunt u opvragen door een e-mail te sturen naar de Privacy Officer: privacyofficer@hetwaterschapshuis.nl

Vragen?

Voor vragen en verzoeken kunt u terecht bij de Privacy Officer van het Waterschapshuis: privacyofficer@hetwaterschapshuis.nl