Waterschap Zuiderzeeland en HEEL: informatiemanagement bij dijkversterkingen

HEEL: niet het wiel zelf uit hoeven vinden

In 2020 begon Zuiderzeeland met de verkenningsfase voor het IJsselmeerdijkproject. Precies in die tijd kwam binnen het Hoogwaterbeschermingsprogramma ook het HEEL-project op gang. Rob: ‘HEEL staat voor Herleidbaar, Eenduidig en Expliciet samenwerken over de hele Levenscyclus. De methodiek is gebaseerd op Systems Engineering (SE); een gestructureerde manier van werken om complexe projecten beheersbaar te houden. Op heel-nl.nu staan de negen HEEL-processen van HWBP-projecten, met bijbehorende tools die IPM-rolhouders en hun adviseurs direct kunnen gebruiken. Zo hoeven waterschappen niet ieder voor zich steeds het wiel uit te vinden. Zelf heb ik onder meer bijgedragen aan enkele procesbeschrijvingen en het handboek HEEL.’

Informatiemanagement als proces

Eén van de negen HEEL-processen is ‘Informatiemanagement. Rob: ‘Bij een dijkproject in 2021 merkten we wat er mis kan gaan als informatiemanagement niet goed geregeld is. Na de oplevering door de aannemer bleek dat hun informatie niet paste in onze systemen. Ook zaten er fouten in de tekeningen, waardoor onze beheerorganisatie niet kon afgaan op betrouwbare informatie. Dit hadden we kunnen voorkomen door vooraf duidelijker aan te geven aan welke eisen de informatie moest voldoen. Informatiemanagement is trouwens niet alleen belangrijk in de laatste fase van projecten. Rob: ‘Het is belangrijk dat je gedurende álle projectfasen de juiste informatie herleidbaar vastlegt. Dan kun je bijvoorbeeld altijd nagaan hoe beslissingen tot stand kwamen en aantonen dat je ontwerp voldoet aan de omgevingseisen.’ 

Wennen voor het team

Gestructureerd informatie vastleggen vraagt wel iets van je team. ‘Niet iedereen staat te springen om alles vast te leggen en de HEEL-methodiek is best even wennen’, weet Rob. ‘Daarom hebben we hier een SE-adviseur ingeschakeld om de verandering te begeleiden. Dat werkt goed: inmiddels zijn veel collega’s positief, bijvoorbeeld als ze zelf informatie willen terugzoeken. Die is nu makkelijk beschikbaar.’ 

Met Relatics van ontwerp tot oplevering

Een onmisbare tool voor informatiemanagement is Relatics. ‘Dat is de centrale database voor je project,’ zegt Rob. ‘Hierin leg je alles vast: van gesprekken met stakeholders tot ontwerpeisen. Zo kun je altijd terugvinden wat is afgesproken. Bijvoorbeeld of een oprit wel of niet verplaatst zou worden. Vanuit het klanteisenproces ga je naar het ontwerp, en van daaruit stel je de contracteisen op voor de aannemer. In opdracht van het Waterschapshuis is er een speciale template (schil) voor Relatics ontwikkeld, die aansluit bij de HEEL processen.’

Ervaring opdoen

In juli start de uitvoering van het IJsselmeerproject en inmiddels is Zuiderzeeland gestart met een tweede dijkversterkingsproject volgens de HEEL-methodiek: de Ketelmeerdijk-Vossemeerdijk. Rob: ‘Daar passen we toe wat we tot nu toe van het IJsselmeerdijk-project hebben geleerd. Bijvoorbeeld: we zijn duidelijker naar de ingenieursbureaus over hoe zij volgens de HEEL methodiek moeten ontwerpen en wat ze vast moeten leggen over het ontwerp.’ 

Wet- en regelgeving maakt informatiemanagement belangrijker

Rob verwacht dat Informatiemanagement steeds verder geïntegreerd raakt binnen dijkversterkingsprojecten. ‘Diverse nieuwe wet- en regelgeving en groeiende zorgen rondom informatieveiligheid en privacy vragen ook steeds meer inspanning op het gebied van informatiemanagement binnen (grote) projecten.’

Waterschappen die meer willen leren over HEEL, helpt Rob graag. Zij kunnen hem bereiken via r.peeters@zuiderzeeland.nl. Verder heeft elk waterschap een HEELnemer waar je terecht kunt met vragen. Op de HEEL-website vind je het HEEL-netwerk.’