Nieuw E-HRM systeem gelanceerd bij 15 waterschappen

Sinds januari 2025 werken 15 waterschappen in YouForce. Uiteraard was er spanning rond de eerste salarisruns en betalingen, maar... alles ging goed. Dankzij de inzet en samenwerking van deelnemende waterschappen verliep de overgang van het vorige E-HRM naar YouForce van Visma Raet goed. Arjan van Rossum speelde hierin een bijzondere sleutelrol. Vanuit het Waterschapshuis faciliteerden we de gezamenlijke inkoop en de implementatie van het systeem. 

In januari 2023 werd duidelijk dat Waterschap Drents Overijsselse Delta (WDODelta) en Vechtstromen als eerste overstapten naar YouForce van Visma Raet. Een flinke uitdaging, zag functioneel beheerder Arjan van Rossum (WDODelta). Hoe zetten we alle data foutloos over? Handmatig, of kan het slimmer? Hij vond zelf een oplossing. ‘Ik schreef een script waardoor het overzetten de waterschappen geen dagen, maar slechts minuten kostte.’

 

Met de overstap naar moesten alle personeelsgegevens zoals contracten, verlofuren, looninformatie en pensioeninformatie goed worden meegenomen. Arjan: ‘Om je een idee te geven: uit ons oude systeem haalde ik zes Excelbestanden met 250 kolommen aan informatie. Met de hand zou je gerust een week bezig zijn om dit allemaal handmatig over te zetten. Bovendien zouden fouten dan onvermijdelijk zijn, omdat er continu mutaties worden gedaan. Denk aan adreswijzigingen, verlofaanvragen en mensen die in of uit dienst gaan.’

Een slimme oplossing: zelf scripts geschreven


Om het slimmer aan te pakken, schreef Arjan twee scripts die de werknemers- en werkgeversdata uit ADP konden omzetten naar het juiste formaat voor YouForce. Arjan: ‘Dit kon ik doen omdat ik voorheen als software engineer heb gewerkt. De vaardigheden die ik daarin heb opgedaan, kwamen nu goed van pas. Het was even een klus om de scripts te schrijven, maar daardoor was de mutatie zelf uiteindelijk in slechts enkele minuten gepiept. Zónder dat het oude systeem offline hoefde.’

Mede dankzij feedback van Vechtstromen, maakte Arjan de scripts geschikt voor alle waterschappen. ‘Ik ben er trots op hoe we samen werken aan de overgang naar YouForce. Mooi om te zien dat mijn oplossing ook voor anderen werkt.’

Arjan van Rossum
Trudie Beekers

Blij met script en toch soms handwerk


Een van de functioneel beheerders die gebruik maakte van Arjans script, is Trudie Beekers van Delfland/Rijnland/Schieland. Trudie: ‘Samen met twee collega’s stonden we voor de uitdaging om YouForce voor januari bij alle drie de hoogheemraadschappen te implementeren. Het script hielp daar geweldig bij dus ik ben blij dat we als waterschappen zo samenwerken. Wel stonden we nog voor wat extra uitdagingen. Wij gebruikten ADP iets uitgebreider dan WDODelta, dus niet al onze data werd door het script meegenomen. Daarom moesten we bepaalde informatie uit ADP zelf omzetten naar importbestanden voor YouForce, zoals gegevens over werkkleding of vrijwilligersvergoedingen. Hier en daar kozen we er ook voor om data handmatig over te zetten. Dat is niet ideaal, maar soms was dat alsnog praktischer of sneller.’

Meer overzicht


Nu Arjan ruim een jaar met het nieuwe systeem heeft gewerkt, kan hij zeggen dat hij tevreden is. ‘Soms gaat het verwerken van een mutatie wat traag, maar het systeem is overzichtelijk en werkt handig. Wat ook top is, zeker voor bijvoorbeeld afdelingshoofden en directieleden, is YouForce reporting. Je kunt er perfect allerlei lijsten en overzichten mee uitdraaien.’ 

Puzzelen voor perfectie


Ook Trudie is tevreden. ‘Ik kende YouForce al van een eerdere werkgever en vind het een prettig systeem. Bij Delfland, Rijnland en Schieland zijn we 6 januari 2025 live gegaan en ik merk dat de meeste medewerkers het ook fijn vinden. Vooral collega’s die processen moeten opstarten in het systeem zijn nog zoekende. Dit komt ook omdat we de processen volledig hebben ingericht met templates voor brieven en digitale ondertekening. Doordat zij met vragen komen, ontdekken wij soms knelpunten en kunnen we processen in het systeem verder verbeteren. We zijn er dus nog niet helemaal, maar aan de andere kant: we zijn net over en ik houd wel van dit gepuzzel. Het is fijn om hierin samen te werken met collega functioneel beheerders. Samen komen we er wel uit!’