Advies Concept startnotitie WIA, Concept startnotitie Belastingen en Bemensing stuurgroepen

Via de directie van Het Waterschapshuis hebben wij een verzoek tot het uitbrengen van advies ontvangen met betrekking tot de volgende notities:

1. Concept startnotitie WIA
2. Concept startnotitie Belastingen
3. Bemensing stuurgroepen

Gelet op de samenhang tussen de drie genoemden notities hebben wij besloten één advies over de notities uit te brengen.

Overwegingen

In bijlage 1 van de Strategienota 2006 is onder andere het volgende opgenomen ter uitwerking van de in de Strategienota zelf opgenomen stuurgroepen: 

“Per omvangrijk systeem en groot project wordt een Stuurgroep ingesteld. Doel en taakomschrijving van een stuurgroep, inclusief de personele samenstelling bij aanvang, worden vastgesteld door het bestuur op voorstel van de directeur en met advies van de Adviesraad.
Het secretariaat wordt verzorgd vanuit de werkorganisatie van Het Waterschapshuis en over de activiteiten wordt breed gecommuniceerd. Voorzitter is een (secretaris) directeur, leden zijn van de betreffende managementconsequenties, de vakinhoud of de ICT-middelen goed op de hoogte.”

alsmede

“Er wordt een beschrijving gemaakt van taken en rollen van iedere stuurgroep. De beschrijving omvat ook de geplande activiteiten, relaties met de Adviesraad en de werkorganisatie, andere systemen en projecten, uitvoeringstermijnen, benodigde menskracht en financiën en de communicatie. Hierbij wordt ook beschreven of gebruik wordt gemaakt van onderliggende project- en of werkgroepen.”

In het door uw bestuur overgenomen advies ‘Stuurgroepen binnen Het Waterschapshuis’ d.d. 17 oktober 2006 is onder meer het volgende advies geformuleerd:

“Beschrijf goed wat de rol, positie, taakopdracht en sturingsrelaties van de stuurgroepen zijn”.

Bovenstaande leidt tot de volgende elementen waaraan wij uw adviesaanvraag getoetst hebben:

1. Aantal stuurgroepen
2. Bemensing stuurgroepen
3. Taakomschrijving, beoogde resultaten, geplande activiteiten, uitvoeringstermijnen etc.
4. Communicatieve aspecten

Wij herkennen de aandachtsgebieden ‘IRIS’, ‘WIA’, ‘Elektronische overheid’ en ‘Belastingen’ als belangrijke items waar Het Waterschapshuis op dit moment een leidende rol in moet krijgen. Dit rechtvaardigt naar ons idee de instelling van vier stuurgroepen op deze aandachtsgebieden. Vanwege de onderlinge relaties tussen de aandachtsgebieden, denk hierbij onder andere aan de ontwikkeling en implementatie van basisregistraties die als module van IRIS uitgebracht zou worden (zie ons advies ‘Rapportage expertgroep belastingen’ d.d. 14 juli 2006), is het zaak tot een scherpe taakafbakening te komen tussen genoemde stuurgroepen en een goede coördinatie van de samenhang door uw bestuur. Zie ad. 3, hiernavolgend.

De door uw voorgestelde bemensing van de stuurgroep is naar ons idee evenwichtig en voorzien van de benodigde expertises en spreiding. Voor de stuurgroepen Elektronische Overheid en Belastingen zijn wij van mening dat expertise binnen de waterschappen aanwezig is, die nuttig ingezet zou kunnen worden en een aanvulling zijn op de in uw voorstel aanwezige expertise. Ook is het naar ons idee gewenst een bijzonder belang van een waterschap te betrekken bij de bemensing. Wij geven u in overweging beide stuurgroepen met één persoon uit te breiden en zullen een voorstel voor bemensing bilateraal kenbaar maken aan de directeur van Het Waterschapshuis.

De startnotities zoals die thans voorliggen zijn naar de mening van de Adviesraad te beperkt en te globaal van opzet. Helder moet zijn wat het (eind) doel van de stuurgroep is, met andere woorden: ‘Welke (eind)producten krijgen de waterschappen als resultante van het werk van de stuurgroepen en op welk tijdstip?’. Die vraag is met de huidige voorstellen niet of slechts zeer beperkt te beantwoorden en dat zou naar ons idee echt wel moeten en voor een aantal terreinen ook kunnen in deze fase. Als voorbeeld noemen wij de ontwikkeling van de basisregistraties. Eerder is vanuit Het Waterschapshuis (in relatie tot het rapport van de expertgroep Belastingen) aanbevolen aan de waterschappen om voor het jaar 2007 gelden te reserveren voor de implementatie van de module basisregistraties van IRIS. Dan mag op dit onderwerp verwacht worden dat volstrekt helder is welke stuurgroep hier leidend in is en hoe de afstemming met de andere stuurgroepen geregeld is. Dan mag ook verwacht worden dat er een concreet tijdspad ligt voor implementatie. Wij constateren dat die helderheid niet blijkt uit de thans voorliggende startnotities en ook niet snel te krijgen is in kontakten met de werkorganisatie van Het Waterschapshuis. Inhoudelijk zijn wij van mening dat de stuurgroep WIA op dit onderdeel met spoed de architectonische randvoorwaarden die aan de basisregistratie gesteld worden in kaart zou moeten brengen zodat vervolgens de stuurgroep WIA of de stuurgroep Belastingen de aanbesteding en implementatie van deze module ter hand zou kunnen nemen.  Waar het om gaat is dat in de startnotitie deze zaken helder verwoord zijn, dan kan dat ook de basis zijn voor communicatie naar de waterschappen toe.

Terzijde wil de Adviesraad u deelgenoot maken van indrukken die in dit verband zijn opgedaan. De werkorganisatie is momenteel, onder leiding van zijn directeur, met veel energie, inzet en betrokkenheid doende de diverse activiteiten van Het Waterschapshuis vorm en inhoud aan het geven. Dat verdient zonder meer lof. Waarschijnlijk omwille van het bereiken van voldoende tempo en voortgang wordt daarbij regelmatig gekozen voor een pragmatische, soms opportunistische aanpak. Zaken die op zichzelf staan en separate bestuurlijke besluitvorming vergen worden in die voortvarendheid aan elkaar geknoopt en verweven. Ook van een eenduidige toewijzing van onderwerpen aan de diverse stuurgroepen is niet altijd sprake. Dat alles komt de duidelijkheid, functiescheiding en op termijn de beeldvorming over Het Waterschapshuis niet ten goede. Die mogelijke gevolgen verwijderen ons eerder van het beoogde doel van een succesvol opererend en gewaardeerd instituut dan dat het ons dichterbij brengt. Juist in het licht van deze opmerkingen verdient een zo goed mogelijke toedeling aan de diverse stuurgroepen en een zo scherp mogelijk beschreven opdracht uw (bestuurlijke) aandacht.

Uit bovenstaande volgt dat naar onze mening de voorliggende startnotities nog een belangrijke kwaliteitsslag zullen moeten doorstaan om als basis voor de communicatie richting de waterschappen gebruikt te kunnen worden. Op de nu voorliggende terreinen slaagt Het Waterschapshuis er naar ons idee tot nu toe onvoldoende in om helder te maken wat de lijnen zijn en wat de waterschappen mogen verwachten. Wij maken ons oprecht zorgen over het omgevingsmanagement van Het Waterschapshuis en willen voorkomen dat waterschappen afhaken in deze zo belangrijke ontwikkelingen of dat medewerkers in de verschillende groepen afhaken omdat onvoldoende helder is wat van hen verwacht wordt en wat de te volgen koers is.

Advies adviesraad

• Akkoord met de instellingen van vier stuurgroepen
• Akkoord met de bemensing van de vier stuurgroepen (een tweetal suggesties voor aanvulling van de stuurgroepen zullen bilateraal met de directeur worden gecommuniceerd);
• Te komen tot een concretisering en aanscherping van de taakopdrachten conform de hierover in de Strategienota 2006 gemaakte afspraken met specifieke aandacht voor de op te leveren (eind)producten, het tijdspad en de onderlinge relaties tussen de stuurgroepen;
• Te overwegen om vanuit een door uw directie gecoördineerde aanpak per stuurgroep en in overleg met de stuurgroep (één sessie per stuurgroep op basis vanuit een voorstel vanuit Het Waterschap) te komen tot een formulering van de taakopdrachten als hierboven bedoeld.
• Nadrukkelijk aandacht te besteden aan het omgevingsmanagement van Het Waterschapshuis, door de aanpak helder te maken, hierover te communiceren en eventuele wijzigingen op eerder gekozen en gecommuniceerde zaken voor het voetlicht te brengen.

d.d. 12 februari 2007